Política de tratamiento de datos personales

01. Responsable del tratamiento

La Doctora actúa como responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través de este sitio web y del canal de WhatsApp habilitado para la gestión de citas. Se compromete a tratar dichos datos con confidencialidad, seguridad y en estricto cumplimiento de la legislación colombiana vigente en materia de protección de datos.

02. Marco normativo

Esta política se rige por las siguientes normas colombianas:

• Ley 1581 de 2012 — Régimen General de Protección de Datos Personales.
• Decreto 1377 de 2013 — Reglamentación parcial de la Ley 1581.
• Ley 23 de 1981 y Ley 1438 de 2011 — Ética médica y confidencialidad de la historia clínica.
• Resolución 1995 de 1999 — Normas para el manejo de la historia clínica.
• Circular Externa 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Adicionalmente, como profesional de la salud, la Doctora está sujeta al secreto médico establecido en la Ley 23 de 1981, el cual prevalece y complementa las obligaciones de esta política.

03. Datos que se recopilan

Dependiendo del canal de contacto y de la relación que usted establezca con la consulta, se podrán recopilar los siguientes datos:

Este sitio web no utiliza formularios de captura de datos. El único canal de contacto activo es WhatsApp. Los datos que usted comparte al escribir inician voluntariamente el proceso de agendamiento.

04. Finalidades del tratamiento

Sus datos personales se utilizan exclusivamente para:

• Gestionar y confirmar la agenda de citas (presenciales o virtuales).
• Prestar la atención médica psiquiátrica y llevar la historia clínica, de acuerdo con la obligación legal que impone la Resolución 1995 de 1999.
• Coordinar con Colsanitas o Colmédica la verificación de afiliación, cuando aplique.
• Enviar recordatorios de cita por WhatsApp cuando el paciente lo autorice expresamente.
• Dar cumplimiento a requerimientos de autoridades competentes (EPS, Tribunal Ético de Medicina, entidades judiciales), en los casos en que la ley lo exija.

Sus datos no serán utilizados para publicidad, mercadeo ni compartidos con terceros con fines comerciales.

05. Base legal del tratamiento

El tratamiento de sus datos se sustenta en las siguientes bases legales:

• Consentimiento libre e informado del titular, otorgado al iniciar contacto por WhatsApp o al asistir a la consulta.
• Ejecución de la relación médico-paciente, que requiere el tratamiento de datos de salud para la correcta prestación del servicio.
• Obligación legal de conservar la historia clínica, según la Resolución 1995 de 1999 (mínimo 20 años).

06. Datos sensibles de salud

Los datos relacionados con su salud mental son considerados datos sensibles conforme al artículo 5 de la Ley 1581 de 2012. Su recopilación y tratamiento están justificados exclusivamente por la prestación del servicio médico y están protegidos adicionalmente por el secreto médico profesional.

Usted tiene el derecho a no suministrar datos sensibles. Sin embargo, dado que la historia clínica es un requisito indispensable para la atención médica segura, la negativa a proporcionar información de salud puede limitar la posibilidad de prestar el servicio.

07. Derechos del titular

Como titular de sus datos personales, usted tiene los siguientes derechos reconocidos por la Ley 1581 de 2012:

• Conocer los datos personales que se tienen sobre usted y el uso que se les da.
• Actualizar sus datos cuando sean inexactos, incompletos o desactualizados.
• Rectificar información incorrecta.
• Suprimir sus datos cuando no sean necesarios para las finalidades descritas, salvo que exista obligación legal de conservarlos (historia clínica).
• Revocar la autorización de tratamiento, en los casos en que no exista una obligación legal que lo impida.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) si considera que sus derechos han sido vulnerados.

Nota importante: El derecho de supresión no aplica sobre la historia clínica, la cual debe conservarse al menos 20 años según la Resolución 1995 de 1999, contados desde la última atención.

08. Procedimiento para ejercer sus derechos

Para ejercer cualquiera de los derechos descritos en la sección anterior, el titular o su representante legal deberá:

1. Enviar una solicitud escrita al canal de WhatsApp +57 315 975 7454, indicando: nombre completo, número de cédula, derecho que desea ejercer y descripción clara de la solicitud.
2. La solicitud será atendida en un plazo máximo de 10 días hábiles para consultas, y 15 días hábiles para reclamos, prorrogables por 8 días hábiles adicionales en casos justificados, conforme a la Ley 1581 de 2012.
3. Si la solicitud es incompleta, se solicitará la información faltante dentro de los 5 días hábiles siguientes, contando el plazo de respuesta desde que se reciba la información completa.

09. Transferencia y transmisión de datos

Sus datos podrán ser compartidos únicamente en los siguientes casos:

• Colsanitas y Colmédica: para verificar afiliación y tramitar autorizaciones de atención, cuando la consulta se realice a través de estas prepagadas.
• Clínica Reina Sofía o instituciones de salud: cuando se requiera remisión, interconsulta o psiquiatría de enlace.
• Autoridades competentes: cuando exista obligación legal (orden judicial, Tribunal Ético, entidades de salud pública para enfermedades de notificación obligatoria).

En ningún caso se realizarán transferencias internacionales de datos de salud. No se venden, alquilan ni comercializan datos personales a terceros bajo ninguna circunstancia.

10. Medidas de seguridad

La Doctora adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales frente a pérdida, acceso no autorizado, uso indebido, alteración o destrucción:

• Las historias clínicas físicas se resguardan en el consultorio con acceso restringido.
• Los registros digitales se almacenan en dispositivos con contraseña y acceso individual.
• Las comunicaciones por WhatsApp utilizan el cifrado de extremo a extremo provisto por la plataforma.
• El personal de secretaría que apoya la gestión de citas tiene acceso exclusivamente a los datos necesarios para el agendamiento (nombre, teléfono, fecha de cita).

11. Conservación de los datos

Transcurridos estos plazos, los datos serán eliminados de forma segura o anonimizados para fines estadísticos internos.

12. Canales de contacto y uso de WhatsApp

El canal principal de contacto de la consulta es WhatsApp (+57 315 975 7454). Al escribir a este número usted acepta voluntariamente iniciar una comunicación y otorga consentimiento para que los datos compartidos sean utilizados con las finalidades descritas en esta política.

Limitaciones del canal WhatsApp: WhatsApp es una plataforma de mensajería de terceros. Aunque emplea cifrado de extremo a extremo, se recomienda no compartir información médica muy sensible (como diagnósticos detallados o resultados de exámenes) a través de mensajes de texto. Dicha información se gestionará dentro del contexto de la consulta médica formal.

Para el ejercicio de sus derechos como titular de datos, la solicitud puede enviarse a este mismo canal o directamente en el consultorio.

13. Modificaciones a esta política

Esta política podrá ser modificada en cualquier momento para reflejar cambios en la legislación, en las prácticas de la consulta o en los servicios prestados. Cualquier modificación relevante será comunicada a través del sitio web y/o del canal de WhatsApp con al menos 10 días de anticipación a su entrada en vigor.

La versión vigente siempre estará disponible en paolaacevedopsiquiatra.co/politica-datos.html.